Ist die automatische Zeiterfassung wirklich BOKraft-konform?

Ja. Wenn die Erfassung nicht manipulierbar ist und der Fahrer seine Zeiten jederzeit sehen kann. Beides ist Pflicht seit dem EuGH-Urteil 2019 und der deutschen Umsetzung. Fahrly speichert alle Änderungen mit Zeitstempel und Nutzer. Für jede Prüfung exportieren Sie ein PDF.

Was ändert sich für mein Steuerbüro?

Die Rohdaten kommen als DATEV-Datei. Nicht mehr als Excel-Anhang mit Rückfragen. Das spart Ihrem Steuerbüro oft eine Stunde pro Monat. Und weil dort meist pro Stunde abgerechnet wird, sparen Sie auf der Rechnung mit.

Automatische Stundenzettel: fünf Stunden pro Woche sparen

Q: Wie lange dauert die Umstellung von Excel auf digitale Stundenzettel?

Bei einem Betrieb mit 5 bis 15 Fahrern: zwei Stunden Setup. Und eine Woche Parallelbetrieb. In dieser Woche laufen Excel und Fahrly nebeneinander. Ab der zweiten Woche brauchen Sie das Excel-Sheet nicht mehr.

Der Freitagabend, den jeder Mietwagen-Chef kennt

Es ist 18 Uhr am Freitag. Die letzten Fahrer sind noch unterwegs. Im Büro liegen fünf Notizzettel. Drei ausgedruckte Uber-Berichte. Zwei Bolt-Screenshots. Und die WhatsApp-Chats zu den Schichtwechseln.

Um 22 Uhr rechnen Sie immer noch. Am Montag ruft das Steuerbüro an. Sie fragen, warum bei Yusuf die Sonntagsstunden fehlen. Am Dienstag korrigieren Sie zwei Excel-Tabellen. Ein Fahrer beschwert sich, weil seine Pausen falsch abgezogen wurden.

Am nächsten Freitag beginnt alles wieder von vorne.

Wenn das nach Ihrem Wochenende klingt, sind Sie nicht allein. Wir haben in den letzten zwei Jahren mit über 200 Mietwagen-Chefs gesprochen. Die Zahl ist fast immer die gleiche: fünf Stunden pro Woche für Stundenzettel und die Lohnabrechnung. Das sind 250 Stunden im Jahr. Bei 60 € Stundensatz sind das 15.000 € an Zeit. Zeit, die Sie nicht auf der Straße sind. Nicht mit Kunden reden. Nicht in der Werkstatt sind.

Warum Excel im Mietwagen nicht funktioniert

Der Grund ist strukturell. Ihre Fahrer haben keine feste Stempeluhr. Sie fahren, wann und wo der Bedarf ist. Die wichtigen Daten liegen nicht in Ihrem Büro. Sie liegen in den Apps von Uber und Bolt.

Und die Regeln sind streng. Strenger als in fast jeder anderen Branche: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und Fahrpersonalgesetz (das ist das Gesetz für Fahrpersonal). Und die BOKraft schaut genau hin.

Wer das mit Excel machen will, macht drei Fehler:

Alles doppelt. Die Fahrten stehen in Uber. Und dann noch mal in Ihrer Excel-Tabelle. Bei jedem Übertragen passieren Fehler.
Keine Warnungen. Excel rechnet nicht mit, wenn ein Fahrer zu viele Stunden macht. Sie merken es erst, wenn die BOKraft es merkt.
Kein Prüfpfad. Eine Zelle liest sich am Montag anders als am Freitag. Wer hat wann was geändert? Weiß niemand. Für die BOKraft ist das ein Problem.

Was „automatisch" wirklich heißt

Automatische Stundenzettel heißen nicht: eine schönere Excel-Vorlage. Sie heißen: die Zeiten kommen direkt aus der Quelle. Aus dort, wo sie schon stehen.

Fahrly liest die Fahrten Ihrer Fahrer direkt aus Uber und Bolt. Standzeiten, Pausen und Schichtwechsel kommen aus dem Schichtplan. Ruhezeiten nach § 4 ArbZG und Höchstarbeitszeiten nach Fahrpersonalgesetz werden mitgerechnet.

Für jeden Fahrer und jede Woche sehen Sie: die Ist-Zeit, ob alles passt, und Warnungen — bevor daraus Bußgelder werden.

Am Monatsende macht Fahrly die Lohnabrechnung mit einem Klick. Grundstunden. Nacht- und Sonntagszuschläge. Spesen. Trinkgeld-Anteile. Alles nach Regeln, die Sie einmal einstellen.

Sie prüfen die Vorschau in fünf Minuten. Korrigieren einen Einzelfall, wenn nötig. Exportieren die DATEV-Datei (das ist das Format für Ihr Steuerbüro). Ihr Steuerbüro liest sie direkt ein.

Was sich in Zahlen ändert

Der Freitagabend geht von fünf Stunden auf null. Am Monatsende brauchen Sie 45 Minuten für die Kontrolle statt einen Tag Excel. Ihr Steuerbüro rechnet weniger Zeit ab. Bei sieben Fahrern sind das 40 bis 80 € pro Monat weniger auf der Rechnung.

Und bei der nächsten BOKraft-Prüfung sind Sie in 25 Minuten durch. Alles ist dokumentiert. Alles kann man exportieren. Keine Rückfragen.

Was Sie nicht mehr riskieren

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz oder das Fahrpersonalgesetz kosten pro Fall vierstellig. Und wiederholte Verstöße können bis zum Verlust der Konzession führen.

Die meisten Fälle sind keine Absicht. Es sind einfach Übersehen: Ein Fahrer schiebt zu viele Doppelschichten, weil niemand mitrechnet. Mit automatischer Zeiterfassung sehen Sie die Warnung, bevor die Woche zu Ende ist.

Für welche Betriebe sich das rechnet

Ab dem ersten festangestellten Fahrer. Wirklich. Fünf Stunden pro Woche sind fünf Stunden. Egal ob Sie einen oder zwanzig Fahrer haben. Der Aufwand wächst nicht linear. Aber die Wahrscheinlichkeit von Fehlern steigt schnell.

Und Bußgelder für falsch dokumentierte Arbeitszeit tun einem kleinen Betrieb genauso weh wie einem großen. Für Solo-Fahrer ohne Angestellte ist das Modul nicht nötig. Da reicht ein sauberes Fahrten-Archiv aus FahrlyGo.

Der Umstieg dauert eine Woche

Zwei Stunden Setup. Eine Woche Parallelbetrieb. In dieser Woche laufen Excel und Fahrly nebeneinander. Sie sehen: Fahrly rechnet gleich. Oder Fahrly findet Fehler, die Excel nicht gesehen hat. Ab der zweiten Woche brauchen Sie das Excel-Sheet nicht mehr.

Danach: kein Freitagabend mehr im Büro. Kein Steuerbüro, das Fragen stellt. Kein Fahrer, der sich über falsche Pausen beschwert. Kein Bußgeld, das man nicht kommen sah.